Con le novità entrate in vigore dal 7 aprile 2026, lo smart working richiede alle imprese una gestione più attenta sotto il profilo della sicurezza. La Legge 11 marzo 2026, n. 34 ha infatti introdotto una disposizione specifica nel quadro del D.Lgs. 81/2008, chiarendo che anche il lavoro agile svolto fuori dai locali aziendali deve essere gestito con misure di prevenzione compatibili, documentate e verificabili.
Per molte aziende questo significa una cosa molto concreta: non basta più autorizzare il dipendente a lavorare da casa o da remoto. Occorre dimostrare di aver fornito istruzioni, informazioni sui rischi e una gestione coerente degli adempimenti legati alla sicurezza. Ed è proprio qui che spesso nascono gli errori più comuni.
Smart Working 2026: cosa cambia davvero per il datore di lavoro
La novità centrale riguarda l’obbligo di consegnare, almeno una volta l’anno, un’informativa scritta sia al lavoratore sia al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). In questa informativa devono essere indicati i rischi generali e i rischi specifici connessi allo svolgimento della prestazione in smart working.
Questo punto è più serio di quanto sembri. Molte imprese pensano che basti un regolamento interno o una comunicazione generica, ma la norma richiede un presidio più preciso. Il tema non è solo organizzativo: è anche probatorio. In caso di controllo, l’azienda deve poter dimostrare di aver assolto correttamente il proprio obbligo informativo.
Informativa smart working 2026 : quali rischi devono essere considerati
La disciplina richiama espressamente i rischi collegati all’uso dei videoterminali, ma nella pratica aziendale il documento non dovrebbe limitarsi solo a questo aspetto. Una gestione seria dello smart working deve affrontare almeno:
- postura, pause e affaticamento visivo;
- corretto utilizzo di pc, dispositivi e strumenti di lavoro;
- rischio elettrico;
- ordine e idoneità della postazione di lavoro;
- tutela delle informazioni e gestione delle anomalie;
- modalità di segnalazione di criticità, incidenti o infortuni.
Il punto critico è che uno smart working mal gestito viene spesso trattato come una semplice flessibilità operativa. In realtà, dal punto di vista della compliance, richiede istruzioni chiare, documentazione coerente e tracciabilità della consegna dei documenti.
Sicurezza nello smart working: perché le aziende non dovrebbero sottovalutare il tema
Il ragionamento “tanto il dipendente lavora da casa” è debole. E qui va detto con chiarezza. L’assunto implicito è che il luogo esterno all’azienda scarichi il rischio sul lavoratore, ma la norma va in direzione opposta: il datore di lavoro mantiene precisi obblighi di prevenzione compatibili con questa modalità di lavoro.
Un osservatore critico potrebbe obiettare che sia eccessivo chiedere all’impresa di presidiare un ambiente che non controlla direttamente. In parte è vero: l’azienda non può governare ogni dettaglio dello spazio domestico del lavoratore. Però la norma non pretende questo. Pretende qualcosa di diverso e più realistico: informare, organizzare, istruire e formalizzare. Il problema non è controllare tutto, ma dimostrare di aver fatto tutto ciò che è ragionevolmente richiesto.
Il ruolo del lavoratore nello smart working
Anche il lavoratore ha un ruolo attivo. La disciplina richiamata nell’articolo fonte precisa che il dipendente deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione, attenersi alle istruzioni ricevute e segnalare eventuali criticità.
Questo passaggio è importante perché aiuta a vedere il lavoro agile in modo più corretto: non come una concessione informale, ma come una modalità organizzativa regolata da obblighi reciproci.
Sanzioni smart working 2026: quali rischi corre l’azienda
L’omissione dell’obbligo informativo non è una semplice irregolarità formale. L’articolo di riferimento richiama un apparato sanzionatorio specifico collegato al D.Lgs. 81/2008, con conseguenze che rendono evidente quanto il tema debba essere trattato con attenzione.
Qui il rischio non è solo economico. È anche organizzativo e reputazionale. Un’azienda che non aggiorna informativa, procedura interna e prova di consegna si espone in modo inutile, soprattutto se utilizza lo smart working in maniera stabile o ricorrente.
Cosa deve fare un’azienda per essere in regola con lo smart working
Per gestire correttamente lo smart working nel 2026, il percorso più razionale è questo.
Verificare la documentazione esistente
Molte aziende hanno già accordi, informative o regolamenti predisposti negli anni passati. Il problema è che spesso questi documenti sono generici, datati o non coordinati con il nuovo assetto normativo. Serve quindi una verifica reale, non formale.
Aggiornare l’informativa annuale
L’informativa deve essere chiara, comprensibile e coerente con i rischi connessi al lavoro agile. Non dovrebbe essere un documento standard copiato da un fac-simile qualsiasi, perché un testo troppo astratto rischia di essere debole proprio quando serve davvero.
Formalizzare la consegna a lavoratore e RLS
Predisporre il documento non basta. Occorre poter dimostrare che l’informativa sia stata effettivamente consegnata ai soggetti previsti dalla norma. Questo è uno dei passaggi che più spesso viene trascurato, pur essendo decisivo in caso di verifica.
Integrare smart working, sicurezza e compliance aziendale
Qui entra in gioco la differenza tra una consulenza “a pezzi” e una consulenza davvero utile. Sul sito Cokki emerge un posizionamento fondato su un approccio pratico, con un unico interlocutore e un’integrazione tra sicurezza, privacy, certificazioni e adempimenti aziendali. Questo rende sensato trattare lo smart working non come tema isolato, ma come parte di una compliance più ampia.